Enterprise Resource Planning (ERP)

ERP(Enterprise Resource Planning) System adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan.
ERP berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP II) dimana MRP II sendiri adalah hasil evolusi dari Material Requirement Planning (MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya mengangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory), pengapalan, invoice dan akunting perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia.
Karakter Sistem
ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, Customer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain.
Modul ERP
Secara modular, software ERP biasanya terbagi atas modul utama yakni Operasi serta modul pendukung yakni Finansial dan Akunting serta Sumber Daya Manusia
Modul Operasi
General Logistics, Sales and Distribution, Materials Management, Logistics Execution, Quality Management, Plant Maintenance, Customer Service, Production Planning and Control, Project System, Environment Management
Modul Finansial dan Akunting
General Accounting, Financial Accounting, Controlling, Investment Management, Treasury, Enterprise Controlling,
Modul Sumber Daya Manusia
Personnel Management, Personnel Time Management, Payroll, Training and Event Management, Organizational Management, Travel Management,

Keuntungan penggunaan ERP
Integrasi data keuangan
Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik
Standarisasi Proses Operasi
Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk
Standarisasi Data dan Informasi
Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-beda
Keuntungan yg bisa diukur
• Penurunan inventori
• Penurunan tenaga kerja secara total
• Peningkatan service level
• Peningkatan kontrol keuangan
• Penurunan waktu yang di butuhkan untuk mendapatkan informasi
Memilih ERP
• Latar Belakang
1. Investasi ERP sangat mahal dan pilihan ERP yang salah bisa menjadi mimpi buruk
2. ERP yang berhasil digunakan oleh sebuah perusahaan tidak menjadi jaminan berhasil di perusahaan yang lain
3. Perencanaan harus dilakukan untuk menyeleksi ERP yg tepat
4. Bahkan dalam beberapa kasus yang ekstrim, evaluasi pilihan ERP menghasilkan rekomendasi untuk tidak membeli ERP, tetapi memperbaiki Business Process yang ada
5. Tidak ada ‘keajaiban’ dalam ERP software. Keuntungan yang didapat dari ERP adalah hasil dari persiapan dan implementasi yang efektif
6. Tidak ada software atau sistem informasi yang bisa menutupi business strategy yang cacat dan business process yang ‘parah’
Secara singkat, tidak semua ERP sama kemampuannya dan memilih ERP tidaklah mudah (paling tidak, tidaklah sederhana), dan memilih ERP yang salah akan menjadi bencana yang mahal
• 3 Syarat sukses memilih ERP
1. Knowledge
2. Experience
Knowledge & Experience
? Knowledge adalah pengetahuan tentang bagaimana cara sebuah proses seharusnya dilakukan, jika segala sesuatunya berjalan lancer.
? Experience adalah pemahaman terhadap kenyataan tentang bagaimana sebuah proses seharusnya dikerjakan dengan kemungkinan munculnya permasalahan
? Knowledge tanpa experience menyebabkan orang membuat perencanaan yang terlihat sempurna tetapi kemudian terbukti tidak bisa diimplementasikan
? Experience tanpa knowledge bisa menyebabkan terulangnya atau terakumulasinya kesalahan dan kekeliruan karena tidak dibekali dengan pemahaman yg cukup
3. Selection Methodology
Metodologi
? Ada struktur proses seleksi yang sebaiknya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam memilih ERP.
? Proses seleksi tidak harus selalu rumit agar efektif. Yang penting organized, focused dan simple.
? Proses seleksi ini biasanya berkisar antara 5-6 bulan sejak dimulai hingga penandatanganan order pembelian ERP. (BK. Khaitan, weblink)
Berikut ini adalah akivitas yg sebaiknya dilakukan sebagai bagian dari proses pemilihan software ERP : analisa strategi bisnis, analisa sumber daya manusia, analisa infrastruktur dan analisa software
• Analisa Business Strategy
? Bagaimana level kompetisi di pasar dan apa harapan dari customers?
? Adakah keuntungan kompetitif yang ingin dicapai?
? Apa strategi bisnis perusahaan dan objectives yang ingin dicapai?
? Bagaimana proses bisnis yang sekarang berjalan vs proses bisnis yang diinginkan?
? Adakah proses bisnis yang harus diperbaiki?
? Apa dan bagaimana prioritas bisnis yang ada dan adakah rencana kerja yang disusun untuk mencapai objektif dan prioritas tersebut?
? Target bisnis seperti apa yang harus dicapai dan kapan?
• Analisa People
? Bagaimana komitment top management thd usaha untuk implementasi ERP?
? Siapa yg akan mengimplementasikan ERP dan siapa yg akan menggunakannya?
? Bagaimana komitmen dari tim implementasi?
? Apa yg diharapkan para calon user thd ERP?
? Adakah ERP champion yg menghubungkan top management dgn tim?
? Adakah konsultan dari luar yg disiapkan untuk membantu proses persiapan?
? [sunting] Analisa Infrastruktur
? Bagaimanakah kelengkapan infrastruktur yang sudah ada (overall networks, permanent office systems, communication system dan auxiliary system)
? Seberapa besar budget untuk infrastruktur?
? Apa infrastruktur yang harus disiapkan?
• Analisa Software
? Apakah software tsb cukup fleksibel dan mudah disesuaikan dengan kondisi perusahaan?
? Apakah ada dukungan service dari supplier, tidak hanya secara teknis tapi juga untuk kebutuhan pengembangan sistem di kemudian hari
? Seberapa banyak waktu untuk implementasi yg tersedia
? Apakah software memiliki fungsi yang bisa meningkatkan proses bisnis perusahaan
Implementasi ERP
Berikut ini adalah ringkasan poin-poin yg bisa digunakan sebagai pedoman pada saat implementasi ERP:
• ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan, dan sangat penting untuk kelangsungan hidup perusahaan. Semua orang dan bagian yang akan terpengaruh oleh adanya ERP harus terlibat dan memberikan dukungan
• ERP ada untuk mendukung fungsi bisnis dan meningkatkan produktivitas, bukan sebaliknya. Tujuan implementasi ERP adalah untuk meningkatkan daya saing perusahaan
• Pelajari kesuksesan dan kegagalan implementasi ERP, jangan berusaha membuat sendiri praktek implementasi ERP. Ada metodologi tertentu untuk implementasi ERP yang lebih terjamin keberhasilannya
Gagalnya ERP
• Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran
• Pre-implementation tidak dilakukan dengan baik
• Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya
• Orang-orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru
Tanda-tanda kegagalan ERP
Kegagalan ERP biasanya ditandai oleh adanya hal-hal sebagai berikut:
• Kurangnya komitmen top management
• Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan (analisa strategi bisnis)
• Cacatnya proses seleksi software (tidak lengkap atau terburu-buru memutuskan)
• Kurangnya sumber daya (manusia, infrastruktur dan modal)
• Kurangnya ‘buy in’ sehingga muncul resistensi untuk berubah dari para karyawan
• Kesalahan penghitungan waktu implementasi
• Tidak cocoknya software dgn business process
• Kurangnya training dan pembelajaran
• Cacatnya project design & management
• Kurangnya komunikasi
• Saran penghematan yang menyesatkan

Baca selengkapnya...

Manufacturing Resource Planning (MRP II)

Perencanaan Sumber Daya Produksi ( MRP II) digambarkan oleh APICS sebagai metoda untuk perencanaan yang efektif dari semua sumber daya dari suatu perusahaan manufaktur. Idealnya, itu menunjuk perencanaan operasional di dalam unit, perencanaan keuangan di dalam dolar, dan mempunyai suatu kemampuan simulasi untuk menjawab pertanyaan "bagaimana akibatnya jika" dan perluasan dari close-loop (pengulangan tertutup) MRP.

Ini bukan suatu fungsi perangkat lunak yang eksklusif, hanyalah suatu penggabungan ketrampilan orang-orang, pengabdian kepada ketelitian data base, dan sumber daya komputer. Ini merupakan suatu konsep total manajemen perusahaan untuk menggunakan sumber daya manusia secara lebih produktif.

MRP II bukanlah
Banyak materi di daftar ini yang dapat menjadi bagian dari suatu MRP II, tetapi tidaklah semata-mata apa artinya.
* suatu sistem komputer
* memproduksi sistem kendali
* menginventarisir rencana pengurangan
* kompleks
o Sebagian dari perangkat lunak dapat kompleks, tetapi kendali interaksi pemakai tidak diperlukan.
* unik persis sama benar terhadap sedikit industri

MRP II melibatkan suatu perusahaan/rombongan secara keseluruhan

Manajemen bisnis perusahaan yang keseluruhan untuk perencanaan strategis dapat di-set, dan dikuatkan/dipaksa oleh MRP II. Penjualan dan pemasaran menyertakan gol penjualan yang cocok untuk material dan batasan kapasitas. Hubungan dapat dikembangkan dengan penjual untuk meningkatkan pembelian tepat pada waktunya. Menginventarisir kekurangan dapat dilihat sebelum mereka terjadi, dengan komunikasi ke pelanggan untuk mendapatkan persetujuan dari penggantian yang akan mendapat hal yang sama, sesuai jadwal. Akuntansi dan departemen keuangan mendapat biaya-biaya yang akurat, dan meramalkan arus kas. Departemen teknik harus mengaudit dan mengisi data yang akurat pada metoda produksi secara detil, seperti daftar kebutuhan bahan, daftar biaya pengiriman barang-barang dan lead-time. Pengendalian Mutu dapat mengetahui jejak audit menjejaki alasan di belakang penolakan dari beberapa pekerjaan oleh inspektur itu, yang bertanggung jawab atas potongan yang yang tak dapat diterima dari bekerja.

Tanpa Mrp II
Apa yang bisa terjadi pada suatu perusahaan/rombongan yang tidak menggunakan MRP II, atau telah gagal untuk menemukan semua kriteria sehingga dapat bekerja dengan baik.
* pesanan, dijanjikan ke pelanggan pada waktu tertentu, sering tidak dipenuhi, dan staff penjualan menyadari ini hanya ketika pelanggan di hubungi untuk menanyakan tentang order/pesanan.
* People/Orang-Orang menempatkan kepercayaan yang berat atas pekerjaan tulis menulis (paperwork) dan sistem manual.
* Inaccuracy/Ketidaktepatan di dalam inventori menyebabkan permasalahan produksi.
* Money/Uang diikat di dalam inventori yang tak perlu, memesan kembali oleh karena ketidaktepatan data.
* Pesanan kilat yang mahal ditempatkan untuk mengisi inventori.
* Gambaran keuntungan (profit) kandas dengan ketidaktepatan di dalam daftar kebutuhan bahan dan laporan transaksi.
* Setup/Susunan dari permesinan untuk merubah produk yang berbeda membutuhkan/memakan waktu, tetapi produksi berjalan terpaksa disela (interrupted) untuk prioritas yang lebih tinggi, itu tidaklah dikenal bagi pemaksaan kerja pada waktu dari perubahan yang lebih awal di dalam susunan.
* Pada akhir dari bulan, ada suatu beban kerja yang sangat besar untuk orang-orang untuk membersihkan sistem.
* Overtime/Lembur adalah pada umumnya tidak direncanakan.

Baca selengkapnya...

Online Analytical Processing (OLAP)

Konsep sistem penunjang keputusan dicetuskan oleh dua orang profesor dari Massachusset Institute of Technology (MIT) yaitu Anthony Gorry dan Michael Scott Morton pada tahun 1971. Sistem penunjang keputusan adalah suatu mekanisme bantu bagi middle-manager ke atas untuk mendapatkan model informasi, dan simulasi serta analisis statistik dalam situasi pengambilan keputusan yang semi-terstruktur. (Gorry & Scott Morton dalam [OET-02] p.99).

Semakin kompleksnya pengembangan sistem-sistem informasi pemrosesan transaksional yang berevolusi ke arah Online Transactional Processing (OLTP) System, menimbulkan konsekuensi semakin rumit dan semakin banyak data maupun informasi yang harus dianalisis oleh pihak manajemen. Untuk itu dikembangkan suatu metode pengelolaan data dalam skala besar dengan membuat suatu data warehouse. ([CHA-96] p.1). Pada data warehouse, semua data disimpan dan diintegrasikan, termasuk riwayat data (historical data), untuk dimanfaatkan sebagai dukungan penganalisisan data dan pengambilan keputusan nantinya (Pires, 2006:10).

Cakupan sistem penunjang keputusan pun semakin berkembang untuk menyesuaikan kebutuhan analisis informasi yang juga semakin kompleks. Pada pertengahan dekade 1990, bersamaan dengan adopsi besar-besaran data-warehousing pada sejumlah perusahaan besar dunia, dikenalkan suatu teknik analisis penunjang keputusan yaitu OLAP, Online Analytical Processing ([CHA-96] p.2).

Online Analytical Processing (OLAP) menawarkan metode analisis data secara kompleks dan terkustomisasi yang disesuaikan dengan kebutuhan akan informasi oleh para analis maupun eksekutif. Data yang dikelola oleh OLAP berasal dari data warehouse ([PIR-06] p.10). Pengguna OLAP umumnya memanfaatkan OLAP dengan pola analisis seperti berikut ini ([PIR-06] p.12) :

* Meringkas dan mengumpulkan sejumlah besar data
* Melakukan filtering, pengurutan, dan memberikan peringkat (rangking)
* Membandingkan beberapa set dari data
* Membuat sketsa/bagan/diagram
* Menganalisis dan menemukan pola dari data
* Menganalisis kecenderungan data


Pola-pola tersebut kemudian dijadikan acuan oleh pengembang perangkat lunak pendukung pengambilan keputusan, termasuk pengembang database, untuk mengembangkan sistem berbasis OLAP. Fokus pengembangan OLAP-tools tersebut adalah untuk menyediakan analisis multidimensional dari data dengan berbagai variasi penyajian secara interaktif. OLAP-tools dirancang untuk bekerja dengan data mentah hierarchical, lalu mengelompokkannya dan meringkasnya ke dalam bentuk multidimensional ([AIT-06] p.161).

Beberapa RDBMS terkemuka seperti Microsoft SQL Server dan Oracle telah menyatakan dukungan terhadap OLAP maupun data warehouse. Database engine yang OLAP-capable menawarkan fitur built-in berupa perintah-perintah maupun function khusus untuk menangani OLAP, seperti grouping, aggregating, summarizing, filtering, sorting, rangking, hingga membuat pivot tables ([KOF-05] p.234).

Walaupun komite ANSI sudah lama memasukkan definisi OLAP-Function sejak dikeluarkannya standar SQL:99 ([ISO-99] p.419-465), sangat disayangkan MySQL hingga versi 5.0 belum merencanakan ketersediaan fasilitas OLAP-Functions (kecuali klausa GROUP BY) ([KOF-05] p.234). Namun masih ada pendekatan lain untuk menyajikan fitur OLAP untuk pengelolaan data dalam MySQL, dengan bantuan spreadsheet yang OLAP-capable seperti Microsoft Excel. Sebuah fitur yang sangat menarik untuk manajemen dan analisis data multidimensional dalam Microsoft Excel adalah PivotTables ([HER-05] p.107).

Referensi

[AIT-06] Aitken, Peter G., Excel PivotTables and Charts, Wiley Publishing Inc., Indianapolis : 2006.

[CHA-96] Chauduri, Surajit & Dayal, Umeshwar, An Overview of Data Warehousing and OLAP Technology, VLDB Conference, New Delhi : 1996.

[HER-05] Hermawan, Julius, Membangun Decision Support System, Penerbit Andi, Yogyakarta : 2005.

[ISO-99] ISO & ANSI, ISO/IEC 9075-2 : SQL/Foundation Part 2, ISO Central Secretariat, Geneva : 1999.

[KOF-05] Köfler, Michael, The Definitive Guide to MySQL5, Apress Publisher, Berkeley, CA : 2005.

[OET-02] Oetomo, Budi Sutedjo Dharma, S.Kom, MM., Perencanaan & Pembangunan Sistem Informasi, Penerbit Andi, Yogyakarta : 2002.

[PIR-06] Pires, Joäo Moura, Data Warehouse Architecture Overview, Bases de Dados e DataWarehouse, Lisbon : 2006.

sumber : www.software-arsitek.web.id

Baca selengkapnya...